Privacyverklaring

zorGGroep Zin hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en wil hierover transparant communiceren. Via deze privacyverklaring wil zorGGroep Zin cliënten informeren over welke persoonsgegevens er worden verzameld en waarom, hoe deze gebruikt worden en hoe hiermee wordt omgegaan. 

Wat zijn persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect toelaten om jou als persoon te identificeren (bv. naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres,…).

Cookies

De website van zorGGroep Zin maakt geen gebruik van cookies. Er worden geen gegevens van de gebruiker van de website bijgehouden. 

Begeleiding of behandeling bij zorGGroep Zin

Een cliënt is in principe niet verplicht om persoonsgegevens mee te delen (uitgezonderd de medewerkingsplicht in zorgrelaties of in het kader van een bijzonder regime). 

De mededeling van deze gegevens is echter wel een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van de begeleiding of behandeling.

Welke gegevens houden we wij?

Als je je aanmeldt bij zorGGroep Zin houden we administratieve, sociale en (para)medische gegevens bij die noodzakelijk zijn voor diagnose, verstrekken van gezondheidszorg, dienstverlening en facturatie. Persoonsgegevens verkregen via online aanmeldformulieren worden per e-mail onmiddellijk doorgezonden naar de onthaalmedewerkers van de zorGGroep Zin.

• Geboortedatum
• Naam en voornaam
• Geslacht
• Nationaliteit
• Land van herkomst
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Officiële en feitelijke verblijfplaats
• Leefsituatie
• Werksituatie of gegevens school
• Burgerlijke staat (enkel bij volwassenen)
• Opleidingsniveau en onderwijsfase
• Hoofdberoep en inkomsten (enkel bij volwassenen)
• Medicatie
• Andere betrokken hulpverlening
• Gegevens vader en moeder + eventuele nieuwe partners (enkel bij kinderen)

Tijdens de verdere begeleiding of behandeling wordt het dossier verder aangevuld en geactualiseerd.

Hoe gebruiken we je gegevens?

Gegevens van cliënten worden door zorGGroep Zin op een zorgvuldige manier en in overeenstemming met de geldende regelgeving verwerkt en bewaard.

zorGGroep Zin verwerkt de persoonsgegevens enkel in functie van diagnostiek, begeleiding en behandeling van cliënten en de daaraan ondersteunende diensten. Zij verzamelt ook niet meer gegevens dan in het kader van de behandeling strikt noodzakelijk is. (verwerkingsdoeleinden)

De verwerking van persoonsgegevens is enerzijds noodzakelijk in functie van het individueel belang (m.n. diagnostiek, begeleiding en behandeling). Anderzijds is de verwerking ook noodzakelijk in functie van het algemeen belang (verscheidene wettelijke bepalingen en overeenkomsten met de overheid vereisen het verwerken van bepaalde gegevens). (rechtsgrond).

Recht op informatie

zorGGroep Zin heeft een informatieplicht: zorGGroep Zin licht de cliënt op duidelijke wijze in over de voorgestelde behandeling of begeleiding en de daaruit voortkomende ontwikkelingen. zorGGroep Zin beschikt over een website waarop de privacyverklaring terug te vinden is. Daarnaast informeert de zorGGroep zijn cliënten via een informatiebrochure. In deze brochure is o.m. beknopte informatie terug te vinden over persoonsgegevens, klachtenprocedure en relevante contactgegevens.    

Recht op inzage, afschrift

Cliënten van de zorGGroep Zin hebben het recht op inzage of een afschrift van hun dossier conform de wet op patiëntenrechten.  De aanvraag tot inzage of afschrift gebeurt via een standaard formulier.

Recht op verbetering of aanvulling

Een cliënt heeft correctierecht voor zover het niet over gezondheidsgegevens gaat. Een cliënt kan verzoeken zijn eigen gegevens te verbeteren of aan te vullen. Dat kan als de gegevens die gebruikt worden door zorGGroep Zin onjuist, onvolledig of niet ter zake. zorGGroep Zin is niet verplicht om in te gaan op de vraag indien de gegevens het resultaat zijn van een professionele beoordeling.

Recht op gegevenswissing

De uitoefening van het recht op gegevenswissing is binnen zorGGroep Zin zeer beperkt gezien een CGG en/of MSOC dossier in zijn geheel wettelijk gezien wordt als een medisch dossier (met een verplichte bewaartermijn van 30 jaar). De gesprekken die via de tweedelijnschattool SIT worden gevoerd blijven maximaal 1 maand bewaard binnen SIT. Zo heeft de hulpverlener voldoende tijd om een verslag of samenvatting van het gesprek in uw dossier te zetten. Een cliënt heeft recht om de wissing van de persoonsgegevens te vragen die geen deel uitmaken van zijn medisch dossier en/of die op een onrechtmatige manier verkregen zijn.

Recht op beperking van verwerking

Wettelijk gezien dienen de gegevens bewaard te worden, maar hun mogelijk gebruik en verder verspreiding kan beperkt of stopgezet worden.

Recht op gegevensoverdracht

Elke cliënt kan vragen om zijn/haar gegevens over te maken aan een andere dienst of hulpverlene

Recht om klacht in te dienen

Indien de betrokkene van oordeel zou zijn dat de regelgeving rond de bescherming van persoonsgegevens niet is nageleefd door zorGGroep Zin, heeft die steeds het recht om klacht in te dienen. Dit kan bij de verwerkingsverantwoordelijke van de zorGGroep Zin (zie contactpersonen) of bij de www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. 

Verstrekken van informatie aan derden

Cijferanalyse door de overheid

CGG zijn verplicht om tweemaal per jaar geanonimiseerde registratiegegevens te bezorgen aan de overheid (Agentschap Zorg en Gezondheid). Het agentschap gebruikt deze gegevens om jaarrapporten op te stellen en indicatoren te berekenen. https://www.zorg-en-gezondheid.be 

Het MSOC is eveneens verplicht om registratiegegevens te bezorgen aan de overheid (RIZIV).

Zorginhoudelijke inspecties

Verder laat het mozaïekdecreet van 25 juli 2016 toe dat personeelsleden van de diensten van de Vlaamse overheid die door de Vlaamse Regering belast zijn met het toezicht op de naleving van de regelgeving in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid het recht hebben om, voor de uitoefening van die toezichtsopdracht, inzage te vorderen van alle noodzakelijke documenten en informatiedragers, met inbegrip van documenten en informatiedragers die persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, bevatten. https://www.departementwvg.be/zorginspectie

Engagement t.a.v. het Vlaams Instituut voor Kwaliteitszorg

zoGGroep Zin werkt samen met het Vlaams Instituut voor Kwaliteit van Zorg vzw (VIKZ) aan de kwaliteit binnen enkele benoemde domeinen. Je kan deze domeinen terugvinden op de website van het VIKZ. VIKZ verwerkt gezondheidsgegevens over medische en paramedische diagnostische en therapeutische praktijken die je toegediend worden of zijn en die de zorgkwaliteit kunnen meten of verbeteren. Daarnaast peilt VIKZ ook naar uw ervaringen als zorggebruiker. Ook de administratieve gegevens in verband met uw aanmelding worden verwerkt. Er worden in geen geval meer persoonsgegevens verwerkt voor het VIKZ dan deze die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld worden.

Je gegevens worden gedeeld met het Vlaams Instituut voor Kwaliteit van Zorg (VIKZ). Dit gebeurt alleen mits akkoord van zorGGroepz Zin. Het VIKZ is een onafhankelijk instituut dat tot doel heeft de kwaliteit van zorg en patiëntveiligheid in diverse sectoren van de Vlaamse gezondheidszorg en woonzorg transparant te maken en te verbeteren. Voor het overmaken van de gegevens aan het VIKZ en de verdere verwerking, moet het VIKZ een gunstig advies van het Informatie- en VeiligheidsComité kunnen voorleggen. Meer informatie over het VIKZ kan je vinden op zijn website.

zorGGroep Zin zal nooit je identiteit kenbaar maken aan het VIKZ. Ofwel worden de persoonsgegevens anoniem overgemaakt ofwel worden je gegevens gekenmerkt door een zogenaamd pseudoniem. We spreken dan van gecodeerde gegevens. Zonder bijkomende informatie, die niet aan het VIKZ wordt verstrekt, is het niet mogelijk om personen te identificeren aan de hand van deze gecodeerde gegevens. In de meeste gevallen zal het verband tussen deze identificatiecode en je identiteit niet bewaren. Vooraleer persoonsgegevens overgemaakt worden aan het VIKZ, worden enkel de noodzakelijke en goedgekeurde gegevens samengebracht in een bestand. Dit bestand wordt via een specifiek versleuteld kanaal overgemaakt aan het VIKZ. Buiten expliciet aangeduide personen binnen zorGGroep Zin heeft niemand toegang tot dat kanaal.

Onverminderd je rechten met betrekking tot je patiëntendossier, kan je in het kader van deze privacy verklaring kosteloos informatie bekomen bij zorGGroep Zin over:

• De lijst van verwerkingen die betrekking hebben op je persoonsgegevens voor het VIKZ
• De categorieën en lijst van persoonsgegevens die verwerkt worden
• Het doeleinde van deze verwerkingen
• De bron van deze persoonsgegevens indien ze niet bij jezelf werden ingezameld

Meer informatie over deze gegevensverwerkingen vind je in de privacyverklaring op de website van het VIKZ. www.zorgkwaliteit.be

Wetenschappelijk onderzoek en kwaliteitszorg

In het kader van wetenschappelijk onderzoek kunnen enkel persoonsgegevens gebruikt worden indien de cliënt hiervoor toestemming geeft.

In het kader van kwaliteitszorg voeren we regelmatig metingen uit, nemen wij deel aan studies en maken we rapportages op. Hierbij maken we enkel gebruik van geanonimiseerde gegevens.

Betrokken hulpverleners

Bij aanvang van de begeleiding/behandeling wordt gevraagd om via een toestemmingsverklaring aan te geven met welke hulpverleners er informatie mag uitgewisseld worden. Deze verklaring kan op elk moment worden ingetrokken of aangepast.

Technische en organisatorische maatregelen

zorGGroep Zin waarborgt de privacy van cliënten bij de opslag en het gebruik van persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Daartoe neemt zorGGroep Zin passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van vertrouwelijke cliëntgegevens.

Wij werken met een elektronisch patiëntendossier (EPD) en een MSOC-registratiesysteem,  softwaretoepassingen waarbij medische patiëntengegevens in digitale vorm bewaard en beschikbaar gemaakt worden. De hulpverleners en administratieve medewerkers binnen het team en de vestiging hebben toegang tot die gegevens. Hulpverleners van andere teams hebben geen toegang tot uw dossiergegevens, tenzij u hier uitzonderlijk en in overleg met de hulpverlener uitdrukkelijk toestemming voor verleent. Zij kunnen wel zien of er een dossier is (geweest) van u in een ander team.

Beroepsgeheim

Persoonsgegevens zijn beschermd door het beroepsgeheim. Elke medewerker is hieraan gebonden voor alle info die hij/zij verneemt in de uitoefening van zijn/haar job (zoals gestipuleerd in artikel 458 van het Strafwetboek en art. 9 §1, 8° van het GGZ Decreet 1999). Persoonsgegevens kunnen bijgevolg slechts onder zeer strikte voorwaarden worden doorgegeven. In dat kader worden de gegevens mogelijk gedeeld met:

• Het administratief personeel dat noodzakelijk is om de doeleinden van de verwerking te bereiken;
• De directeur van zorGGroep Zin, die toegang heeft tot alle dossiers vanwege de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid;
• Andere betrokken zorgverleners, binnen de voorwaarden van het gedeeld beroepsgeheim;
• Cliënten die zich in een bijzonder wettelijk regime zou bevinden (bv. internering), of deel uitmaken van een dergelijke regeling (bv. justitieassistenten);
• Personen voor wie de cliënt expliciet toestemming verleent;
• De overheid, indien hiervoor een regelgevende basis is.

Wijzigingen

zorGGroep Zin kan deze privacyverklaring op elk moment aanpassen (bv. in het kader van veranderingen binnen de organisatie of geldende wetgeving). Ons beleid met betrekking tot persoonsgegevens wordt dan ook getoetst aan de huidige regelgeving. De wijzigingen worden op deze pagina bekend gemaakt en gelden vanaf het moment dat ze bekend gemaakt worden.

Contactpersonen

Voor de uitoefening van zijn rechten kan een cliënt, kosteloos en tegen ontvangstbevestiging, een verzoek indienen bij de verwerkingsverantwoordelijke of de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).

Verwerkingsverantwoordelijke

zorGGroep Zin vzw
Pater Valentinuslaan 32
3500 Hasselt
Tel. 011/22.30.10

Ondernemingsnummer BE 0419.052.173

hasselt@zorggroepzin.be

De personen die namens de verwerkingsverantwoordelijke optreden, zijn Geert Vanham en Karen Beuckx directie en Roger Hamael voorzitter Raad van Bestuur van zorGGroep Zin vzw.

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Larissa Meyskens

0497/01 36 87

dpo@groeplitp.be 

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC)

Koning Albert II-laan 15
Brussel 1210
Tel. 02 553 20 85
contact@toezichtcommissie.be